With Delta PMS, you can automatically send emails to guests based on their booking information.
This guide provides practical ready-to-use templates for check-in and check-out reminders,
along with recommended settings and customization tips.
🏠 Check-in Reminder (1 Week Before / 3 Days Before)
🔹 Overview
This email helps remind guests of their upcoming stay, confirm their booking details,
and request them to complete the Pre Check-in Form in advance.
It can also include self check-in instructions such as key box details.
✉️ English Template Example
Subject:
Your Stay at {{property_name}} Is Coming Up! 🏠Body:
Dear {{guest_first_name}},
Thank you for booking with {{property_name}}.
Your check-in date ({{checkin_date}}) is coming soon! Please review your booking details and complete the Pre Check-in Form before arrival.
🔸 Booking Details
Check-in date: {{checkin_date}}
Check-out date: {{checkout_date}}
Number of guests: {{number_of_guests}}
Booking ID: {{booking_identifier}}
🔸 Pre Check-in Form (Required)Please fill out the Pre Check-in Form in advance to make your arrival smooth.
👉 {{precheck-in_link}}
If you have already completed it, you can ignore this message.
🔸 Check-in Instructions (Unmanned Property)
This is a self check-in property.Please enter the following passcode to open the key box and access your room key.
🔑 Key Box Code: 2459188
Once opened, you will find the key for your room inside.
We look forward to welcoming you to {{property_name}} soon!
If you have any questions, please contact us anytime!
✉️ Japanese Template Example
Subject:
{{property_name}} ご宿泊まであと少しです!チェックインのご案内 🏠Body:
{{guest_last_name}} {{guest_first_name}}様
このたびは、{{property_name}} をご予約いただきありがとうございます。
ご宿泊日({{checkin_date}})が近づいてまいりましたので、チェックインのご案内をお送りします。
🔸 予約内容の確認
チェックイン日:{{checkin_date}}
チェックアウト日:{{checkout_date}}
宿泊人数:{{number_of_guests}}名
予約番号:{{booking_identifier}}
🔸 プリチェックインフォームの提出について(重要)
チェックインをスムーズに行うため、事前に以下のフォームのご入力をお願いいたします。
👉 {{precheck-in_link}}
※すでに完了されている方は、このメールは無視していただいて構いません。
🔸 現地チェックイン方法(無人チェックイン)
現地は無人チェックインとなります。建物入口付近のキーBOXに、以下の鍵番号を入力してオープンしてください。
🔑 鍵番号:2459188
キーBOXを開けると客室の鍵が入っています。
それでは、{{property_name}} でお会いできるのを楽しみにしております!
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
⚙️ Recommended Settings
Item | Recommended Setting |
Email Type | Check-in Reminder |
Schedule | 7 days before / 3 days before check-in (two emails) |
Language | Japanese / English |
Target | All properties or specific properties |
Merge Fields | {{guest_first_name}}, {{property_name}}, {{checkin_date}}, {{precheck-in_link}}, etc. |
🧳 Check-out Reminder (1 Day Before Departure)
🔹 Overview
This email reminds guests of their upcoming check-out, including check-out time and instructions.
It helps reduce forgotten items and ensures a smooth departure.
✉️ English Template Example
Subject:
Your Check-out Is Tomorrow ⏰ ({{property_name}})Body:
Dear {{guest_first_name}},
Thank you for staying with {{property_name}}.
This is a friendly reminder that your check-out date is tomorrow ({{checkout_date}}).Please see the details below for a smooth departure.
🔸 Check-out TimePlease check out by {{checkout_time}}.
🔸 Check-out Instructions
Self check-out:Please return the room key to the key box and make sure it is locked properly.
Staffed check-out:Please hand your key to our front desk staff.
🔸 Before You Leave
Please double-check that you have all your belongings.
We’d love to hear your feedback!
📋 Share your thoughts:
Thank you once again for staying with us.
We hope to welcome you back soon!✉️ Japanese Template Example
件名:
明日はチェックアウト日です ⏰({{property_name}} より)本文:
{{guest_last_name}} {{guest_first_name}} 様
{{property_name}} にご宿泊いただきありがとうございます。
明日はチェックアウト日({{checkout_date}})となります。スムーズなご出発のため、以下をご確認ください。
🔸 チェックアウト時間
{{checkout_time}} までにお部屋のご退出をお願いいたします。
🔸 チェックアウト方法
無人チェックアウトの場合: お部屋の鍵をキーBOXに戻し、しっかりロックをかけてください。
有人チェックアウトの場合: フロントスタッフに鍵をお渡しください。
🔸 その他のご案内
忘れ物がないかご確認ください。
ご宿泊に関するご意見・ご感想がありましたら、ぜひお聞かせください。
📋 ご意見フォームはこちら:
{{property_name}}をご利用いただき、誠にありがとうございました。
またのご利用を心よりお待ちしております。
⚙️ Recommended Settings
Item | Recommended Setting |
Email Type | Check-out Reminder |
Schedule | 1 day before check-out (around 10:00 PM) |
Language | Japanese / English |
Target | All properties or specific properties |
Merge Fields | {{guest_first_name}}, {{checkout_date}}, {{checkout_time}}, etc. |
⚠️ Important Notes (Applies to All Templates)
For OTA bookings (e.g., Airbnb / Booking.com), please use the Automated Message feature instead.
The Automated Email feature can only be used when the guest’s email address is available.
The Standard Template section already includes a default “Booking Confirmation Email” — avoid overlapping recipients or purposes.
If any merge field (placeholder) is empty, the email will send with a blank value — always test first.
Use the “Send Test Email” button to preview your email before enabling it.
Existing templates can be modified or disabled anytime from “View Details.”
