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📨 自動メールテンプレート集|チェックイン・チェックアウト案内の例文

D
対応者:Delta HQ Support Team
4か月以上前に更新

①チェックインリマインダー(1週間前・3日前)

🔹 概要

ゲストに予約内容を再確認してもらい、プリチェックインフォームの入力を促すためのメールです。
無人チェックインの案内や鍵番号の共有にも利用できます。


✉️ 日本語テンプレート例

件名:

{{property_name}} ご宿泊まであと少しです!チェックインのご案内 🏠

本文:

{{guest_last_name}} {{guest_first_name}} 様

このたびは、{{property_name}} をご予約いただきありがとうございます。

ご宿泊日({{checkin_date}})が近づいてまいりましたので、チェックインのご案内をお送りします。

🔸 予約内容の確認
チェックイン日:{{checkin_date}}
チェックアウト日:{{checkout_date}}
宿泊人数:{{number_of_guests}} 名
予約番号:{{booking_identifier}}

🔸 プリチェックインフォームの提出について(重要)
チェックインをスムーズに行うため、事前に以下のフォームのご入力をお願いいたします。
👉{{precheck-in_link}}
※すでに完了されている方は、無視していただいて構いません。

🔸 現地チェックイン方法(無人チェックイン)
現地は無人チェックインとなります。建物入口付近のキーBOXに、以下の鍵番号を入力してオープンしてください。
鍵番号:2459188
キーBOXを開けると客室の鍵が入っています。

それでは、{{property_name}} でお会いできるのを楽しみにしております!

ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

✉️ English Template Example

Subject:

Your Stay at {{property_name}} Is Coming Up! 🏠

Body:

Dear {{guest_first_name}},

Thank you for booking with {{property_name}}.

Your check-in date ({{checkin_date}}) is coming soon! Please review your booking details and complete the Pre Check-in Form before arrival.

🔸 Booking Details
Check-in date: {{checkin_date}}
Check-out date:{{checkout_date}}
Number of guests: {{number_of_guests}}
Booking ID: {{booking_identifier}}

🔸 Pre Check-in Form (Required)
Please fill out the Pre Check-in Form in advance to make your arrival smooth.
👉{{precheck-in_link}}
If you have already completed it, you can ignore this message.

🔸 Check-in Instructions (Unmanned Property)
This is a self check-in property.Please enter the following passcode to open the key box and access your room key.
🔑 Key Box Code: 2459188
Once opened, you will find the key for your room inside.

We look forward to welcoming you to {{property_name}} soon!

If you have any questions, please contact us anytime!

⚙️ 推奨設定例

項目

推奨設定

メールタイプ

チェックインリマインダー

スケジュール

チェックイン7日前・3日前(2通設定)

言語

日本語 / 英語

対象

全施設 or 特定施設

差し込み項目

{{guest_first_name}}, {{property_name}}, {{checkin_date}}, {{booking_identifier}}, {{precheck-in_link}} など


②チェックアウトリマインダー(前日の夜など)

🔹 概要

チェックアウト前日に、ゲストにチェックアウト時間や返却方法を案内するメールです。
忘れ物防止やスムーズな退室を促す目的で利用します。


✉️ 日本語テンプレート例

件名:

明日はチェックアウト日です ⏰({{property_name}} より)

本文:

{{guest_last_name}} {{guest_first_name}} 様

{{property_name}} にご宿泊いただきありがとうございます。

明日はチェックアウト日({{checkout_date}})となります。
スムーズなご出発のため、以下をご確認ください。

🔸 チェックアウト時間
{{checkout_date}} までにお部屋のご退出をお願いいたします。

🔸 チェックアウト方法
無人チェックアウトの場合:お部屋の鍵をキーBOXに戻し、しっかりロックをかけてください。
有人チェックアウトの場合:フロントスタッフに鍵をお渡しください。

🔸 その他のご案内
忘れ物がないかご確認ください。

ご宿泊に関するご意見・ご感想がありましたら、ぜひお聞かせください。
📋 ご意見フォームはこちら:

{{property_name}} をご利用いただき、誠にありがとうございました。

またのご利用を心よりお待ちしております。

✉️ English Template Example

Subject:

Your Check-out Is Tomorrow ⏰ ({{property_name}})

Body:

Dear {{guest_first_name}},

Thank you for staying with {{property_name}}.
This is a friendly reminder that your check-out date is tomorrow ({{checkout_date}}).Please see the details below for a smooth departure.

🔸 Check-out TimePlease check out by {{checkout_date}}.

🔸 Check-out Instructions
Self check-out:Please return the room key to the key box and make sure it is locked properly.
Staffed check-out:Please hand your key to our front desk staff.

🔸 Before You Leave
Please double-check that you have all your belongings.

We’d love to hear your feedback!
📋 Share your thoughts:

Thank you once again for staying with us.

We hope to welcome you back soon!

⚙️ 推奨設定例

項目

推奨設定

メールタイプ

チェックアウトリマインダー

スケジュール

チェックアウト前日(22:00頃など)

言語

日本語 / 英語

対象

全施設 or 特定施設

差し込み項目

{{guest_first_name}},{{checkout_date}}, {{checkout_time}}, など


⚠️ 注意事項(共通)

  • OTA(Airbnb・Booking.comなど)経由の予約には、「自動メッセージ」を使用してください。

  • 「自動メール」は主にゲストのメールアドレスを取得している場合にのみ利用可能です。

  • 標準テンプレートには、あらかじめ「予約確定メール」が存在します。宛先・用途が重複しないようご注意ください。

  • 「テストメールを送信」ボタンで、送信プレビューが可能です。

  • 作成済みメールは「詳細を見る」から内容変更・停止ができます。

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